10 gestiones previas a una rueda de negocios que no pueden fallar

Para organizar una rueda de negocio digital exitosa necesitas cumplir con varios procesos previos que garanticen el orden y efectividad durante el evento. En Koyag tenemos varios años de experiencia en este tipo de eventos y por eso, en este artículo te dejamos una recopilación del checklist definitivo para garantizar el éxito en tus ruedas de negocio.

1. Define el foco de tu rueda de negocios

Antes de comenzar, es importante que identifiques los objetivos que quieres lograr con el evento. Estos objetivos te permitirán definir la estrategia y hacer mediciones posteriores sobre el éxito de la actividad. 

Define qué quieres lograr con el evento, cuántos participantes deberían asistir y cuantas relaciones comerciales deberías lograr. Después, hazte preguntas tales como:

• ¿Quieres conectar empresarios de un segmento particular? Por ejemplo, pesca, minería o agricultura. 

• ¿O quieres conectar servicios que se mueven en diversos segmentos de mercado? Como por ejemplo, tecnología o logística.

Definir el propósito del evento te permitirá conseguir el equipo ideal para cumplir con todos los objetivos y dar inicio a la convocatoria.

2. Confecciona los formularios de postulación

Al iniciar el proceso de convocatoria, necesitarás tener listo los formularios de inscripción. Cuando hablamos de confeccionarlos nos referimos a que tienes que invertir esfuerzos en hacerlos de manera tal que faciliten los siguientes procesos como el de admisibilidad y agendamiento de reuniones entre los participantes. 

En palabras simples, un buen formulario de postulación necesita tener preguntas claves que te ayudarán a crear los perfiles de tus participantes para facilitar el agendamiento de reuniones y encontrar el equilibrio perfecto entre proveedores y empresas demandantes.

3. Define la duración de tu rueda de negocios y los bloques horarios de las citas

En una rueda de negocios siempre debes configurar los bloques horarios disponibles para reuniones. Todas las citas de la actividad ocurrirán en estos bloques, que tendrán la misma duración a lo largo del evento.

Los bloques horarios además deben tener una configuración rígida. Los empresarios no pueden seguir conectados una vez que el tiempo de la cita acaba. La razón es que las ruedas de negocio son eventos complejos con agendas muy apretadas y el atraso de una cita podría desencadenar en que un usuario pierda todo un día de reuniones.

4. Asigna tiempo del proyecto a la búsqueda de empresas demandantes

Llamamos empresas demandantes a todas aquellas que requieren de servicios o productos de un mercado determinado. Sin embargo, son los actores que más cuesta convocar y por eso es tan importante que asignes tiempo del proyecto para asegurar la participación de empresas demandantes en tu rueda de negocio.

Los objetivos definidos darán los lineamientos para el tipo de empresa demandante que tienes que buscar y posteriormente convocar.

5. Lanza una convocatoria para empresas demandantes 

Una vez que ya encontraste a las empresas demandantes, es hora de extenderles la invitación formalmente. Antes del pandemia por el Covid-19, cuando el común denominador de este tipo de eventos eran presenciales, la organización de una rueda de negocio costeaba todo lo que implicaba asegurar la presencia de estos actores en el evento: traslados, hoteles y vuelos (en el caso de que vinieran de partes distintas a la ubicación del evento).

En este contexto digital, deberás generar estrategias de convocatoria para interesarlos en la actividad hasta el día del evento.

6. Equilibra el número de empresas demandantes y oferentes según la regla de oro

La regla de oro es la proporción equilibrada entre empresas demandantes y empresas proveedoras. Los proveedores siempre llegarán al evento, y por montones, ya que están constantemente en busca de nuevas oportunidades de negocio. Por eso es que en los puntos anteriores vimos que es un gran trabajo en sí mismo conseguir y fidelizar a las empresas demandantes.

Entonces, si el evento tiene 50 empresas demandantes, la recomendación es tener como máximo 150 empresas proveedoras. A esto le llamamos la “proporción 1:3”.

Este equilibrio garantiza que las reuniones se concreten sin inconvenientes, ya que en el caso de que hubieran demasiados oferentes, muchos no podrían agendar ni siquiera una cita de negocios, haciendo que esos participantes no quieran volver a interesarse en próximas gestiones de tu organización.

7. Selecciona a los participantes que aceptarás en tu evento

Tu evento de negocios debe tener selección de participantes. Primero para lograr una proporción adecuada entre empresas demandantes y oferentes. Segundo, porque un evento con selección de empresarios genera más interés de parte de los participantes.

Por ningún motivo habilites el acceso automático a la rueda de negocios a cualquier usuario que se inscriba. Siempre debes tener un proceso de aprobación para asegurar la proporción ideal en el evento. Para esto es tan importante que los formularios de inscripción te entreguen la información necesaria para hacer lo más eficiente posible el proceso de admisibilidad.

8. Asegúrate de que las empresas invitadas agenden citas. Apóyalas si es necesario

El agendamiento debe ocurrir entre una y dos semanas antes del evento. Esto da tiempo a los usuarios para revisar los perfiles de los otros participantes del evento y agendar reuniones con contrapartes que sean de interés mutuo. Lo ideal es que los participantes lleguen al evento con citas agendadas, para que esos días solo se concentren en tener sus reuniones.

En este punto, es importante monitorear el agendamiento de citas, ya que en el caso de que no se estén dando como lo esperado, puedas incrementar tus esfuerzos a tiempo para poder apoyar este proceso y garantizar el cumplimiento de relaciones comerciales.

9. Mantén comunicación fluida con los empresarios para aclarar sus dudas

Mientras más cerca está el evento, el seguimiento y la fidelización de los participantes es la principal tarea del organizador. Por eso, si ya estás en esta etapa del proceso, no disminuyas los esfuerzos por mantener vivo el interés de tus participantes en la actividad. Sí detectas que en algún punto esto ha ido disminuyendo, replantea estrategias para asegurar la participación de todos los convocados y cumplir con los objetivos de la rueda de negocio.

10. Haz seguimiento durante la rueda de negocios para confirmar que los empresarios se conecten a sus citas

El seguimiento durante la rueda de negocio es un proceso clave ya que te permite saber que las reuniones agendadas efectivamente se están concretando. La mejor forma de monitorear y controlar el desarrollo del evento es a través de un panel de control que puedes encontrar en plataformas especializadas como la de Koyag.

Como verás, gestionar una rueda de negocio puede ser bastante complejo y ahí radica la importancia de contar con las tecnologías apropiadas para lograr encuentros comerciales exitosos. 

Por eso, si quieres llevar tus rueda de negocio online al siguiente nivel, no esperes más y solicita una asesoría personalizada con nosotros.