Cómo desarrollar una estrategia efectiva para eventos empresariales

En este artículo te compartiremos algunos puntos claves para desarrollar una estrategia efectiva para tus eventos empresariales:

1. Definir metas y trazar objetivos

Primero lo primero. Antes de empezar a pensar en “cómo o cuándo” realizar el evento, es importante definir el propósito del mismo. La respuesta a la pregunta “¿qué se quiere lograr con el evento?” permitirá trazar lineamientos de los objetivos y el alcance que se quiere lograr.

Algunas preguntas que te ayudarán a definir el propósito general del evento son:


• ¿Es un evento para entablar relaciones de negocio?


• ¿Buscamos apoyar el lanzamiento de un producto?


• ¿Queremos incrementar el conciencia de la marca?

• ¿Necesitamos educar a la audiencia sobre algún producto o servicio?

• ¿Requerimos de capacitaciones corporativas para mejorar la eficiencia del equipo de trabajo?

Después de tener claro el propósito del evento, identifica cómo lograrlo. Para eso, los objetivos son los que dan el foco al trabajo y posteriormente servirán para evaluar el alcance del evento según los lineamientos trazados.

 Te recomendamos crear objetivos SMART: 

• 
Específicos: ¿Qué quieres conseguir en tu área focal?


• Medibles: ¿Qué indicadores se pueden utilizar para medir la eficiencia?


• Alcanzables: ¿Es razonable respecto de la situación interna y externa de la empresa?


• Relevantes: ¿Por qué le interesa a tu empresa o a tus clientes?


• Temporales: ¿Cuándo se tiene que conseguir esta meta?


Antes de pasar al siguiente punto, es importante mencionar que aunque está bien fijar objetivos ambiciosos, estos siempre deben ser realistas. De lo contrario, las metas poco aterrizadas podrían generar frustración y desalentar a tu equipo de trabajo. 

Por eso, para poder fijar metas realistas debes hacer un análisis del tamaño del mercado que estás impactando. Si no, tus expectativas te podrían jugar en contra.

2. Definir el día y hora del evento

Dedicamos bastantes líneas al punto anterior puesto que de eso se desglosa todo lo demás, incluyendo el día y hora del evento. El día en el que se lleve acabo el evento tiene que corresponder a las metas y objetivos trazados.

Por ejemplo, si el propósito del evento es el lanzamiento de un producto o servicio, entonces la fecha tiene que ser estratégica para cumplir con este objetivo. 

Además, fijar la fecha y hora estimada, te dará el tiempo suficiente para poder trabajar en todas las gestiones previas al día del evento sin inconvenientes.
Dependiendo del tipo de evento, la planificación comienza entre 2 o 3 meses antes.

3. Estimar un presupuesto

Haz una lista de todas las cosas que requerirás para gestionar un evento exitoso, como por ejemplo la plataforma que utilizarás (en caso de que sea virtual), o el establecimiento donde se llevará a cabo el evento (en caso de ser presencial), y el equipo que necesitarás. Esto te permitirá tener mayor claridad sobre todos los objetivos planteados para poder ejecutarlos sin problemas. 

Establecer un presupuesto facilitará los siguientes procesos, como el de conseguir un equipo.

4. Conseguir el equipo

Al igual que en los eventos presenciales, los eventos digitales necesitan un equipo de producción que se haga cargo de la logística del evento, la difusión, la coordinación y la atención a los participantes durante el evento.

• Necesitas alguien que se haga cargo de la imagen promocional.

• Alguien que se haga cargo de la difusión del evento a través de internet.

• Personas encargadas en fidelizar a los usuarios interesados en tu evento digital.

• Personal que te ayude a dar soporte a los participantes durante el evento (en caso sea necesario).

5. Crear el programa del evento

Después de todos los pasos anteriores, es hora de crear el programa ideal. A estas alturas hay que ordenar todas las ideas y establecerlas dentro de la duración del evento.

• ¿Quién será el director durante el evento?


• ¿Con que comenzará el evento?


• ¿Qué lo terminará?

Considera todos los objetivos trazados y busca que el programa tenga coherencia con ellos y los potencie.

6. Crear formularios de inscripción

Una vez que ya está todo en marcha, es hora de convocar a los participantes. Para ello, necesitas crear formularios de inscripción online. 

Los formularios de inscripción te permitirán saber cuántas personas se inscribieron en tu evento. Esto te ayudará a entender cuál fue el alcance de la difusión de tu evento, y en el caso de que los números de inscripción sean bajos, podrás tomar acciones rápidas como aumentar el esfuerzo en marketing para así asegurar tus metas.

Diseñar un formulario de registro para tu evento transmite a los asistentes la sensación de estar participando en algo especial y selecto. Esto les hará sentir que su presencia es importante y valorada.

Este proceso va a variar según el tipo de evento que organices. En el caso de un evento de negocios, crear un formulario de inscripción con preguntas correctas, te dará una mejor visión respecto a las personas que buscabas alcanzar con el evento. Si no haces las preguntas correctas en el proceso de inscripción, después será mucho más difícil una correcta evaluación.

7. Evaluar el evento

La evaluación permite mejorar y crecer. Por eso es importante tomarte el tiempo para evaluar el alcance de tu evento. Para esto puedes crear encuestas e idear estrategias, como un formulario post evento con preguntas que aseguren que los participantes las completen al finalizar el evento. 

Asegúrate de que estas encuestas cuenten con preguntas relevantes a tus metas y objetivos para saber si en efecto, estos se cumplieron.

8. Utilizar una plataforma especializada

Como verás, planificar un evento empresarial no es tarea fácil. Aunque definitivamente la logística de planificar un evento presencial puede tener más complejidades, no necesariamente hace que la planificación online sea ligera.



Actualmente, hay plataformas especializadas que pueden ser un gran apoyo porque sincronizan todos los procesos, sin importar si el evento es virtual o presencial.
Por ejemplo, en una plataforma especializada los formularios de inscripción están conectados al resto del proceso, y a través de un panel de control puedes revisar a tus inscritos de manera fácil y rápida, además de realizar un monitoreo de todo lo que ocurre en cada etapa del evento.