Cómo organizar una rueda de negocios en una plataforma web

Pasar de lo presencial a lo digital es todo un salto tecnológico que trae muchos beneficios y oportunidades que las empresas simplemente no pueden desaprovechar. Sin embargo, utilizar una plataforma digital para organizar eventos online no es tan simple cómo tener una videollamada con tu mamá (aunque a veces puede ser difícil también). La clave está en seguir los consejos y pro tips de partners con experiencia, es decir nosotros.

Primero que todo, debes comprender que para todo evento online, debes utilizar una plataforma adecuada y especializada para el tipo de evento que piensas organizar. Con eso claro, solo tienes que seguir los consejos que te dejamos a continuación:

1. Piensa en los objetivos

Antes de comenzar es necesario que definas los objetivos y el alcance que quieres lograr con el evento. Piensa en preguntas como:

• ¿Qué quiero lograr con este evento?

• ¿Cuántos participantes deberían asistir?

• ¿Cuántas relaciones comerciales se deberían lograr?

Pensar en los objetivos te ayudará a hacer mediciones posteriores para evaluar el éxito del evento y/o implementar mejoras para la próxima.

2. Haz un filtro de los vendedores

Los vendedores o exportadores siempre llegarán al evento, ¡y por montones! Por eso debes realizar un filtro de selección adecuado al objetivo y alcance del evento. Utiliza una plataforma que permita crear formularios de postulación personalizables. De esta manera, podrás solicitar información específica para seleccionar y admitir solo a los más adecuados.

3. Persigue a los compradores

“Al organizar una rueda de negocios online, tu principal desafío será conseguir los compradores”. Eduardo Garrido, CEO de Koyag

La mayor parte de tu gestión será perseguir a los compradores, es decir, convocar, dar seguimiento y fidelizarlos para que asistan al evento. Todo este trabajo deberás hacerlo con meses de anticipación para cumplir la regla de oro.

4. No olvides la regla de oro: “proporción 1:3”

Piénsalo así, si hay demasiados vendedores en la rueda de negocios, muchos no podrán agendar ni siquiera una cita de reunión, ya que los compradores tendrán sus agendas copadas. Esto causará la molestia de todos los participantes y se sentirán decepcionados con tu organización. Por tanto, es importante que cuides esta regla.

"La regla de oro para un evento equilibrado es conseguir la proporción 1:3 de compradores y vendedores." Eduardo Garrido, CEO de Koyag

Por ejemplo, si tu evento tiene 150 vendedores, debes conseguir la participación de al menos 50 compradores. Así de simple.

5. Consigue un agendamiento previo

procura que los participantes se registren con tiempo, confirmen su asistencia y agenden las reuniones antes del evento. Debes realizar el seguimiento de los participantes para que ingresen a la plataforma de matchmaking y agenden al menos el 50% de las reuniones en las semanas previas al evento. Posteriormente, es muy probable que los participantes agenden el resto de citas el día antes o el mismo día del evento.

6. No extiendas mucho el evento

Los días en que se lleva a cabo la rueda de negocio, son “la guinda de la torta”, porque la mayor parte de tu trabajo será planificación, coordinación y gestiones previas al evento. Por eso, no es necesario que extiendas la duración del evento más allá de 2 a 5 días. Las personas interesadas en hacer negocios quieren reunirse en un tiempo acotado y eficiente.

7. Utiliza una plataforma especializada

Cuándo utilizas un nuevo software o aplicación de trabajo, pero no da buenos resultados, ¿no te dan ganas de mandarla a la papelera de inmediato?. En esta nueva era digital, los usuarios son altamente exigentes y no dan segundas oportunidades. Así mismo pasará con los participantes de tu evento online.

Si la experiencia de los usuarios en la plataforma es positiva, se sentirán en confianza de agendar la mayor cantidad de reuniones posibles en el evento. Pero si la experiencia es negativa y existen problemas técnicos, es muy probable que no vuelvan ni siquiera al día siguiente.

¡Está todo dado para el éxito!

Por tanto, es de suma importancia que organices tu rueda de negocios con una plataforma especializada y adaptada a este tipo de eventos. Con funcionalidades específicas, herramientas de monitoreo, panel de control y un soporte técnico confiable.

Siguiendo estos consejos y utilizando la tecnología adecuada (es decir la nuestra), tendrás la receta perfecta para lograr un evento exitoso en donde todos los participantes se irán contentos.

Si quieres saber más consejos o quieres explorar una plataforma especializada, solicita una asesoría gratuita sin compromisos. ¡Te esperamos!