Cómo llevar a cabo un agendamiento efectivo para eventos de negocios digitales

El número de agendamiento de reuniones es una de las métricas más importantes para evaluar el éxito de un evento de negocios digital. Tanto así, que muchos organizadores consideran sus eventos exitosos basados solo en el resultado de estos números.

Por esta razón, es importante que el proceso que utilices para agendar reuniones en tu evento online sea efectivo y ordenando tanto para ti como organizador, como para tus participantes. En este artículo te contamos cómo llevar a cabo este proceso de manera más conveniente y efectiva para las reuniones de tu evento online.

¿Cómo son las reuniones en un evento online?

Los eventos online que consisten en múltiples reuniones durante el evento son las ruedas de negocio. Este tipo de evento provee de instancias para que a través de reuniones personalizadas se conozcan y contacten personas relacionadas a un mercado o negocio específico. 

Las reuniones que tienen lugar durante el evento son el ambiente propicio para las negociaciones y facilitan establecer relaciones comerciales a corto, mediano, y largo plazo. Estas mini-reuniones entre los participantes del evento duran aproximadamente 30 minutos. Al terminar el tiempo, los participantes deben rotar a la siguiente reunión agendada. 

Debido a que estás mini reuniones tienen como objetivo establecer relaciones comerciales, es importante que se concreten entre participantes con intereses afines. Por eso, el tema del agendamiento es crucial.

Agendamiento tradicional

Agendar las reuniones para los participantes en un evento online puede ser bastante complejo, pero no es imposible. A continuación te contamos cómo hacerlo sin necesidad de una plataforma especializada, para una rueda de negocios pequeña.

1. Agrega los nombres de todos los participantes en una planilla excel en una fila y los bloques horarios de citas en una columna.

2. Contacta a cada participante para obtener su horario disponible.

3. Marca los horarios disponibles en las columnas de cada participante. Esta será la agenda de cada uno.

4. Envía el catálogo a cada usuario que creaste basado en los formularios de inscripción. También incluye la planilla con las agendas.

5. Pregunta a los participantes con qué empresas se quieren reunir y en qué horario.

6. En la medida que recibes respuestas, anota estas citas en tu agenda Excel.

Estos pasos te permitirán concluir con el proceso de agendamiento suponiendo que ningún participante quiera cancelar o reagendar una reunión. En el caso de que se solicite algún cambio, deberás revisar y coordinar de manera manual los horarios disponibles.

El agendamiento tradicional no es difícil pero puede terminar agotándote antes de siquiera haber comenzado con tu rueda de negocios. Por eso, es importante considerar alguna plataforma digital que automatice este proceso de agendamiento. Ya que, además de ahorrar horas de trabajo, un software especializado te ayudará a prevenir errores manuales que seguro causarán molestia a los participantes de tu evento.

¿Qué es un agendamiento inteligente?

El agendamiento inteligente es un sistema de matchmaking que permite que los participantes de tu evento online puedan agendar reuniones entre ellos sin tener que pedir soporte o ayuda a alguno de los organizadores del evento.

El matchmaking consiste en un sistema de evaluación para emparejamientos apropiados. Es decir, en un evento en donde participan múltiples personas, este proceso es el que evalúa y determina las parejas más idóneas para cada encuentro en función de sus perfiles. Estos perfiles se crean a través de la información otorgada en los formularios de inscripción. De esta manera, el emparejamiento se realiza en base a características específicas de cada participante para que encuentre su match o pareja perfecta.

En palabras simples, el agendamiento inteligente permite que los participantes de tu evento concreten reuniones eficientes y precisas, además de sincronizar los horarios de las citas agendadas con su calendario personal. Esto es posible al confiar en plataformas especializadas para la gestión de tu evento.

Plataformas especializadas

Las plataformas especializadas son la mejor solución para garantizar que las reuniones en tu evento online sean un éxito. Ya que con una plataforma especializada, cada participante tendrá un perfil que se creará según la información que entregan en los formularios de inscripción y estará disponible para que los mismos participantes la revisen. De esta manera, son los mismos participantes quienes deciden con quién quieren agendar reuniones según cada interés. 

El agendamiento inteligente permite que las gestiones como organizador del evento se faciliten, y garantiza la satisfacción de tus participantes por concretar reuniones de interés.

Si quieres conocer más, puedes solicitar una asesoría personalizada con nosotros.