Tips para la planificación de un evento online

Es sabido que el costo de hacer un evento digital es mucho menor que el de un evento presencial. Por ejemplo, digitalmente no hay necesidad de arrendar un centro de eventos, con lo que evitas ese tipo de logística. Además, una de las grandes ventajas de los eventos online es que pueden participar personas de todo el mundo sin tener que viajar a tu país, abriendo las puertas a nuevas relaciones y un sinfín de oportunidades de negocio. 

Sin embargo, planificar un evento online también tiene sus desafíos. En este artículo te dejamos algunos tips para llevar tus eventos online al siguiente nivel.

1. Definir metas y trazar objetivos

Primero lo primero. Antes de empezar a pensar en “cómo o cuándo” realizar el evento, es importante definir el propósito del mismo. La respuesta a la pregunta “¿qué se quiere lograr con el evento?” permitirá trazar lineamientos de los objetivos y el alcance que se quiere lograr.



Algunas preguntas que te ayudarán a definir el propósito general del evento son:


• ¿Es un evento para entablar relaciones de negocio?


• ¿Buscamos apoyar el lanzamiento de un producto?


• ¿Queremos incrementar el “awareness” de la marca?

• ¿Necesitamos educar a la audiencia sobre algún producto o servicio?

• ¿Requerimos de capacitaciones corporativas para mejorar la eficiencia del equipo de trabajo?



Después de tener claro el propósito del evento, identifica cómo lograrlo. Para eso, los objetivos son los que dan el foco al trabajo y posteriormente servirán para evaluar el alcance del evento según los lineamientos trazados.

 Te recomendamos crear objetivos SMART: 

• 
Específicos: ¿qué quieres conseguir en tu área focal?


• Medibles: ¿qué KPI o indicadores se pueden utilizar para medir la eficiencia?


• Alcanzables: ¿es razonable respecto de la situación interna y externa de la empresa?


• Relevantes: ¿por qué le interesa a tu empresa o a tus clientes?


• Temporales: ¿cuándo se tiene que conseguir esta meta?


Antes de pasar al siguiente punto, es importante mencionar que aunque está bien fijar objetivos ambiciosos, estos siempre deben ser realistas. De lo contrario, las metas poco aterrizadas podrían generar frustración y desalentar a tu equipo de trabajo. 

Por eso, para poder fijar metas realistas debes hacer un análisis del tamaño de mercado que estás impactado. Si no, tus expectativas te podrían jugar en contra.

Antes de organizar tu evento, debes tener claro lo que estás buscando.

2. Definir el día y hora del evento

Dedicamos bastantes líneas al punto anterior puesto que de eso se desglosa todo lo demás, incluyendo el día y hora del evento.



El día del evento tiene que corresponder a las metas y objetivos trazados. Por ejemplo, si el propósito del evento es el lanzamiento de un producto o servicio, entonces la fecha tiene que ser estratégica para cumplir con este objetivo. 

Además, fijar la fecha y hora estimada, dará luces del tiempo restante para trabajar en todas las gestiones previas al día del evento.
 Dependiendo del tipo de evento, la planificación comienza entre 2 o 3 meses antes.

3. Estimar un presupuesto

Haz una lista de todas las cosas que requerirás para gestionar un evento online exitoso, como por ejemplo la plataforma que utilizarás y el equipo que necesitas. Esto te permitirá aterrizar aún más todos los objetivos para poder llevarlos a cabo sin inconvenientes. 

Establecer un presupuesto facilitará los siguientes procesos, como el de conseguir un equipo.

4. Conseguir el equipo

Al igual que en los eventos presenciales, los eventos digitales necesitan un equipo de producción que se haga cargo de la logística del evento, la difusión, la coordinación y la atención a los participantes durante el evento. 

• Necesitas alguien que se haga cargo de la imagen promocional.

• Alguien que se haga cargo de la difusión del evento a través de internet.

• Personas encargadas en fidelizar a los usuarios interesados en tu evento digital.

• Personal que te ayude a dar soporte a los participantes durante el evento (en caso sea necesario).

Contratar una plataforma tecnológica que se dedique a este tipo de actividades no resolverá todos los problemas de conectar a los participantes a tu evento online. Es deber de la organización atraer a esos participantes a su evento.

5. Crear el programa del evento

Después de todos los pasos anteriores, es hora de crear el programa ideal. A estas alturas hay que ordenar todas las ideas y establecerlas dentro de la duración del evento.

• ¿Quién será el director durante el evento?


• ¿Con que comenzará el evento?


• ¿Qué lo terminará?

Considera todos los objetivos trazados y busca que el programa tenga coherencia con ellos y los potencie.

6. Crear formularios de inscrpción

Una vez que ya está todo en marcha, es hora de convocar a los participantes. Para ello, necesitas crear formularios de inscripción online. 


Los formularios de inscripción te permitirán saber cuántas personas se inscribieron en tu evento. Esto te ayudará a entender cuál fue el alcance de la difusión de tu evento, y en el caso de que los números de inscripción sean bajos, podrás tomar acciones rápidas como aumentar el esfuerzo en marketing para así asegurar tus metas.

Este proceso va a variar según el tipo de evento que organices. En el caso de un evento de negocios, crear un formulario de inscripción con preguntas correctas, te dará una mejor visión respecto a las personas que buscabas alcanzar con el evento. Si no haces las preguntas correctas en el proceso de inscripción, después será mucho más difícil una correcta evaluación.

7. Evaluar el evento

La evaluación permite mejorar y crecer. Por eso es importante tomarte el tiempo para evaluar el alcance de tu evento. Para esto puedes crear encuestas e idear estrategias, como un formulario post evento con preguntas que aseguren que los participantes las completen al finalizar el evento. 


Asegúrate de que estas encuestas cuenten con preguntas relevantes a tus metas y objetivos para saber si en efecto, estos se cumplieron.

8. Utilizar una plataforma especializada

Como verás, planificar un evento online no es tarea fácil. Aunque definitivamente la logística de planificar un evento presencial puede tener más complejidades, no necesariamente hace que la planificación online sea ligera.



Actualmente existen plataformas especializadas que pueden convertirse en un gran aliado por la sincronización que hacen con todos los procesos. Por ejemplo, en una plataforma especializada los formularios de inscripción están conectados al resto del proceso, y a través de un panel de control puedes revisar a tus inscritos de manera fácil y rápida, además de realizar un monitoreo de todo lo que ocurre en cada etapa del evento. 

Esperamos que estos consejos de planificación te hayan servido y lleven a tus eventos online al siguiente nivel.