Riesgos que corres al organizar un evento empresarial

Si te dedicas a organizar eventos de networking, reuniones de negocios o cualquier otro tipo de acto orientado a las empresas, es muy importante que prestes mucha atención a cómo te comportas cuando tratas con los asistentes / participantes de tu evento. Al fin y al cabo, el éxito dependerá no sólo de la calidad de tu programación, y del calibre de los participantes que atraigas, sino también de cómo consigas establecer confianza y credibilidad con tus invitados.

En este artículo te contaremos 5 cosas que odian los asistentes de eventos empresariales, y qué puedes hacer para evitar que estas situaciones ocurran.

#1 Esperar

Todos los asistentes odian que los pongan en lista de espera, o cualquier situación que dificulte la inmediatez en su asesoramiento, lo que perjudica su experiencia en el evento. Esperar puede ser frustrante, consume tiempo, e incluso puede hacer que los participantes se sientan infravalorados. 

Es esencial que los organizadores encuentren formas de mejorar sus procesos y reducir los tiempos de espera, ya sea aumentando el personal, o implementando sistemas de autocapacitación. 

Además, proporcionar información precisa y oportuna a los participantes, luego de sus tiempos de espera puede ser increíblemente útil para gestionar sus expectativas y reducir su frustración.

El objetivo debe ser, poder hacer que la experiencia sea lo más fluida y agradable posible.

#2 Asesoría Inoportuna

No atender a tiempo las necesidades y preocupaciones de los participantes puede tener un impacto perjudicial en la reputación del evento.

En el acelerado contexto actual, los asistentes esperan respuestas y soluciones rápidas a sus consultas, y cualquier retraso o falta de atención, también les puede provocar frustración e insatisfacción.

Con el auge de las redes sociales y las reseñas en línea, los comentarios negativos pueden propagarse rápidamente, dañando potencialmente la imagen y la credibilidad de la empresa organizadora. Esto pone en relieve la importancia de una buena comunicación, y una capacidad de respuesta eficaz, ya que puede influir en la percepción que tienen los participantes del organizador del evento.

Por otra parte, dar respuestas oportunas y satisfactorias puede generar confianza y lealtad en los asistentes. También demuestra un compromiso con la satisfacción del empresario, y la voluntad de ir más allá para satisfacer sus necesidades.

#3 La Mentira

Ofrecer ventajas y beneficios que un servicio no tiene, mentir sobre sus funciones o características, son algunas de las peores cosas que pueden experimentar los asistentes. Ellos siempre buscan transparencia y honestidad a la hora de comprometer su tiempo en un evento, y cuando descubren que han sido engañados, su confianza se pierde.

Por lo tanto, es esencial que los organizadores sean sinceros y francos. Deben proporcionar información precisa sobre su evento, y asegurarse de que los participantes entienden perfectamente a lo que se postulan. Aplicar esto conduce a la repetición de su participación en un próximo evento, y a un marketing boca a boca positivo.

Siempre, la honestidad es la mejor política.

#4 Falta de Conocimiento

Es inaudito que un organizador no tenga un conocimiento exhaustivo del evento que ofrece.

No conocer a fondo todos los detalles puede deteriorar la credibilidad del participante a la hora de concretar su asistencia. Es más probable que confíen en alguien que puede responder a sus preguntas con seguridad y precisión.

En el mundo actual, los empresarios tienen muchas opciones entre las cuales pueden elegir invertir su tiempo. Pueden cambiar fácilmente a otro evento si creen que el organizador no les proporciona la información necesaria.

Quien organice debe actuar con la diligencia debida e investigar a fondo el evento. Deben ser capaces de anticiparse a las preguntas que puedan tener los participantes y darles respuestas satisfactorias.

#5 Mala Impresión

La presentación del evento que ofreces puede tener un impacto significativo en la decisión de participación de los posibles asistentes. Es esencial asegurarse de que el acto está bien cuidado y organizado, para crear una impresión positiva en la mente de los participantes. Por eso es que, un evento que esté mal organizado puede crear una impresión negativa, lo que podría suponer exactamente lo contrario.

Por eso es muy importante que te asegures de que tu evento está bien organizado y se presenta de forma profesional.
El primer paso para conseguirlo es identificar al público objetivo y crear un acto que responda a sus necesidades e intereses. También es importante asegurarse de que el lugar es adecuado, y que dispone de todas las instalaciones necesarias.

Además, el marketing y la promoción también deben planificarse y ejecutarse correctamente. Esto incluye utilizar varios canales para llegar al público objetivo, como las redes sociales, el marketing por correo electrónico y los métodos tradicionales de publicidad.

El mensaje debe ser claro y conciso, destacando las ventajas de asistir al evento, y lo que los participantes pueden esperar obtener de él.

En conclusión, una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al organizar un acto es que tienes que ser accesible y amable. Los asistentes te verán como un líder y un guía, y querrán sentir que pueden dirigirse a ti con cualquier pregunta o duda que tengan. Esto significa que tienes que ser proactivo a la hora de acercarte a los participantes, presentarte y ponerte a su disposición para conversar.

Otro aspecto clave para el éxito de un evento es la organización. Tienes que tener un plan claro para las actividades del día y asegurarte de que todos saben lo que se espera de ellos. Esto significa establecer expectativas y directrices claras sobre lo que los asistentes pueden esperar del evento, así como lo que deben estar preparados para traer o aportar.

Por último, es importante recordar que los eventos consisten en establecer relaciones. Esto significa que tienes que estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en conocer a tus participantes. Al cultivar relaciones sólidas con tus invitados, podrás generar confianza y credibilidad, lo que en última instancia conducirá a un evento más exitoso y a una comunidad empresarial más próspera.