¿Qué preguntas usar en el formulario de inscripción de mi rueda de negocios?

Todo evento virtual, ya sea gratuito o no, debe tener un proceso de inscripción y/o admisión. Esto es lo que permite tener un orden al recibir el tipo de participante adecuado, segmentar en grupos y/o equilibrar la proporción de los diferentes participantes.

La admisión a un evento virtual de negocios, como una rueda de negocios, se realiza generalmente mediante un formulario de inscripción, el cual debe tener preguntas específicas y adecuadas al tipo de evento y objetivos del mismo. ¿Cuál es la ciencia detrás de esto? A continuación te lo explicamos. 

La importancia del formulario de inscripción

El formulario de inscripción es un tema crítico, ya que la información clave es fundamental para que todo el proceso de admisibilidad y posterior agendamiento de reuniones resulte más fácil y ordenado.

Es fundamental que dediques seriedad y el tiempo necesario para crear estos formularios de inscripción y que no los hagas como “un simple trámite”.
Te recomendamos notablemente que analices muy bien las preguntas que realizarás, ya que será fundamental para que luego puedas seleccionar correctamente a los participantes de tu evento y/o facilites un posible agendamiento de reuniones entre ellos.

¿Cómo facilitar la inscripción?

Contar con un adecuado formulario de inscripción te facilitará las siguientes tareas:

Admisión

Sabrás rápidamente quién cumple con el perfil que buscas para el evento. Por ejemplo, si una empresa no es del rubro requerido, el cargo de la persona no es lo que buscas o el nivel de facturación anual no es suficiente, podrás rechazar su postulación por no cumplir las características mínimas para realizar negocios con otras empresas.

Agendamiento

La información recolectada con los formularios ayudará a los participantes a encontrar a las empresas más atractivas con quien reunirse. Información como ubicación, alcance geográfico o certificaciones ayudará a los usuarios a identificar sus “matches” ideales.

Por ejemplo, si cuentas con una plataforma especializada, la información de la inscripción aparecerá automáticamente en los perfiles de los usuarios. En caso que no cuentes con una plataforma así, tendrás que agregar de forma manual la información de los perfiles a cada uno de los participantes y enviarla si es necesario.

Ejemplos de preguntas para formularios de inscripción

Si el evento que se está organizando es, por ejemplo, un ciclo de charlas de capacitación para una empresa, solo bastaría con un par de preguntas como: nombre, cargo y área. Por el contrario, si el evento que estás organizando es una rueda de negocios, ya no basta con un par de identificaciones, sino deberás tener un set de preguntas más específicas, como por ejemplo:

• Rol dentro de la organización.

• Tipo de industria (alimentaria, textil, construcción, etc).

• Tipo de actividad (productora, distribuidora, comercial, etc).

• Sector o subsector económico.

• Tamaño de empresa según facturación (micro, pequeña, mediana, etc).

• Expectativa ideal del evento.

Ahora bien, si lo que necesitas es tener un matchmaking mucho más preciso y acotado, quizás debas incluir preguntas más específicas, como por ejemplo:

• Ventas del año anterior.

• Número de trabajadores.

• Presupuesto disponible para compra o contratación de servicios. 

• Tipo de producto o servicio que busca. 

• Certificaciones vigentes.

• Disponibilidad para un acuerdo comercial a corto plazo. 

• Tipo de contacto específico que anda buscando.

Es importante que tengas en cuenta que en una rueda de negocios los demandantes (compradores) son los empresarios más difíciles de conseguir, por tanto, la recomendación es que el formulario de inscripción no sea demasiado extenso.

Por otro lado, los oferentes (vendedores de productos o servicios) son los empresarios más interesados en participar en este tipo de evento y estarán dispuestos a completar largos formularios. En este sentido, puedes aprovechar para realizar un buen filtro en la admisión para mantener una proporción adecuada de participantes según la regla de oro.

Si quieres saber más sobre cómo organizar una rueda de negocios de forma profesional, completa el siguiente formulario.