¿Cómo calcular la cantidad de reuniones en una rueda de negocios?

Para que estas citas se concreten sin inconvenientes, debes configurar bloques horarios disponibles para reuniones durante los días del evento. Esto es esencial

ya que todas las citas de la actividad deben ocurrir en estos bloques. Además, los bloques horarios deben tener una duración rígida y asegurar que los empresarios

no sigan conectados una vez que el tiempo de la cita acaba. Te recomendamos

que los bloques horarios sean de entre 15 y 35 minutos. Esto permitirá que los participantes tengan el tiempo suficiente para poder conversar sobre sus negocios.

Sin una duración rígida, los atrasos de conexión para las próximas citas agendadas son más posibles. En el caso de que se den estos atrasos, podría desencadenar en que un usuario pierda todo un día de reuniones. Por eso, los usuarios deben ingresar puntuales a sus citas, para evitar que el evento se transforme en una sala de espera.

Citas máximas de una rueda de negocios

Una pregunta común en la organización de ruedas de negocios es cuál es el número máximo de reuniones que se podrían llegar a tener en la actividad. La respuesta no es difícil pero es importante identificar dos números clave.

El primer factor es el número de usuarios del grupo más pequeño que participa en tu evento. Es decir, si tienes 120 empresas proveedoras y 40 empresas demandantes, el número que nos interesa es 40.

La cantidad máxima de reuniones depende de las empresas demandantes, ya que en este caso son menos que los proveedores y sus agendas se completarán más rápido que la de los proveedores.

El segundo factor es el número de bloques horarios totales disponibles. Por ejemplo, sí tienes un día de rueda de cuatro horas en total, con bloques horarios de media hora, cada participante podrá tener un máximo de 8 reuniones durante el día (dos citas por hora).

Con estos números claros, ahora solo debes multiplicarlos.

Nº de empresas demandantes * Bloques horarios totales = Número máximo de citas

El número máximo de citas de reunión para este evento es 240.

No importa que tengas 60 o 500 vendedores. Si solo hay 40 compradores y la rueda de negocios será solo 1 día, el máximo se mantendrá en 240 citas. Tal vez tendrán más variedad para elegir sus citas, pero cada uno no podrá agendar más de 8 citas durante el día.

Quiero que se concreten más citas, ¿qué puedo hacer?

Siempre puedes incrementar el número de citas máximas al aumentar la cantidad de bloques horarios, más días de evento, franjas horarias más largas durante el día, reuniones más cortas, o invitar a más participantes del tipo menos representado.

Aunque estas opciones son viables y pueden incrementar el número de citas máximo, te recomendamos considerar estas opciones con cuidado. Reuniones muy cortas no darán a los empresarios el tiempo suficiente para hacer negocios. Eventos de muchos días harán que los usuarios pierdan el interés. Y franjas horarias muy largas desincentivan a los empresarios a inscribirse a tu evento porque no querrán “perder” todo el día.

La mejor forma de asegurar un evento exitoso es logrando tener grupos equitativos, pero sabemos que eso es difícil en la práctica. La regla de oro es siempre una excelente meta.

Plataformas especializadas para ruedas de negocios

Gestionar una rueda de negocio no es tarea fácil. Procesos como el de las reuniones durante el evento necesitan ser monitoreados para garantizar que en tu evento no se estén generando contratiempos que resulten en una experiencia de usuario negativa.

Con una plataforma especializada podrás monitorear y controlar las reuniones en tiempo real, y brindar soporte si fuera necesario. Si quieres gestionar ruedas de negocio exitosas, te invitamos a descargar el siguiente contenido.