7 consejos para una rueda de negocios exitosa

Si eres organizador u organizadora, existen algunas complejidades propias de este tipo de evento que debes considerar, las cuales demandan importantes gestiones previas.

Sin embargo, todo tu esfuerzo vale la pena si consideras que el resultado final de una buena organización será que los participantes queden satisfechos habiéndoles brindado un espacio óptimo para la creación de relaciones comerciales de alto valor.

A continuación, te compartimos siete consejos de gestión claves para alcanzar el éxito en tus ruedas de negocios.

1) Plantea objetivos claros y medibles

Antes de comenzar es necesario que tengas definidos los objetivos y el alcance que quieres lograr con el evento. Estos objetivos te permitirán definir la estrategia y hacer mediciones posteriores sobre el éxito de la rueda de negocios. Hazte preguntas tales como:

• ¿Qué quiero lograr con este evento?
• ¿Cuántos participantes deberían asistir?
• ¿Cuántas relaciones comerciales se deberían lograr?

Al momento de pensar en objetivos, procura que estos sean objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

2) Admite los vendedores adecuados

No tendrás problema en convocar vendedores, oferentes o exportadores, porque siempre son los participantes con mayor porcentaje de participación en este tipo de eventos. Frente a esto, es importante que realices un filtro de selección para conseguir oferentes adecuados al alcance del evento, que sean serios y proporcionen una oportunidad de alto valor a los compradores.

Para lograr esto, es fundamental que cuentes con una plataforma que te permita crear formularios de postulación personalizables. De esta manera, podrás solicitar información específica a los postulantes, para seleccionar y admitir solo a los más adecuados conforme a los objetivos del evento.

3) Fideliza a los compradores

Para organizar una rueda de negocios se requiere oferta y demanda, es decir, compradores y vendedores. Pero, tu principal desafío será conseguir los compradores.

La mayor parte de tu gestión estará enfocada en convocar compradores y fidelizarlos para que participen del evento. Para esto, es importante que la búsqueda y el contacto con ellos sea agudo, es decir, debes reunirte con ellos todas las veces que sean necesarias y hacerles seguimiento. Todo este trabajo deberá realizarse con meses de anticipación con el fin de cumplir la regla de oro.

4) Aplica la regla de oro: “proporción1:3”

Por ejemplo, si tu evento tiene 150 vendedores, debes conseguir la participación de al menos 50 compradores.

Si hay demasiados vendedores en la rueda de negocios, muchos no podrán agendar ni siquiera una cita de reunión, ya que los compradores tendrán sus agendas llenas. Esto causará la molestia tanto de vendedores como de compradores, quienes lamentarán no haber aprovechado las oportunidades de negocios correctamente, y se sentirán decepcionados con tu organización. Por tanto, es importante que cuides esta regla.

5) Gestiona el agendamiento de citas previo al evento

Los participantes deben registrarse, confirmar su participación, y agendar las reuniones en las que participarán antes de la fecha acordada para el evento. Para lograr esto, debes realizar el seguimiento de los participantes para asegurar que ingresen a la plataforma de matchmaking y agenden al menos el 50% de las reuniones semanas previas al evento. Esto es muy importante para que los participantes tengan reuniones con sus match apropiados.

Posteriormente, si en la plataforma aún hay espacio para seguir agendando reuniones, es muy probable que los participantes agenden el resto de citas el día antes o el mismo día del evento.

6) Define una duración acotada para el evento

La mayor parte del trabajo que realizarás corresponde a planificación, coordinación y gestiones previas al evento. Por eso, los eventos de rueda de negocios con duración entre 2 a 5 días, son perfectos para reunir a las personas interesadas en hacer negocios en un tiempo acotado y eficiente.

A pesar de que los participantes no se conocen y las reuniones son “en frío”, existe una mayor confianza y comodidad, ya que las citas fueron previamente agendadas y se cuenta con algo de información sobre el otro participante.

7) Utiliza la tecnología apropiada

Es de suma importancia que realices la rueda de negocios con una plataforma adecuada y adaptada a este tipo de eventos, con funcionalidades específicas, herramientas de monitoreo, control y un soporte técnico confiable. 

Si la experiencia de los usuarios en la plataforma es positiva, se sentirán a gusto y en confianza de agendar la mayor cantidad de reuniones posibles en los días que dura el evento. 

Por lo tanto, siguiendo estos consejos de gestión y utilizando la tecnología adecuada, tendrás todo lo necesario para lograr el éxito en tu evento.

Si quieres saber más puedes solicitar una asesoría gratuita con nosotros.