Koyag | 01 / marzo / 2022
Tener objetivos claros es parte fundamental de organizar un evento virtual. Estos, son lo que dan dirección a los esfuerzos de la planificación y te permiten definir los indicadores que se medirán para evaluar el éxito del evento. Una planificación sin objetivos claros no será más que una lluvia de ideas o un conjunto de buenas intenciones sin dirección. Por eso, en este artículo te dejamos seis pasos para ayudarte a definir las metas y objetivos de un evento virtual.
Paso 1: definir los objetivos generales
Una pregunta que te puede ayudar a definir los objetivos en este primer paso es: ¿qué buscas lograr con el evento? Ya que, antes de comenzar con cualquier otra gestión es importante tener claridad sobre qué es lo que se busca y que es lo que se quiere lograr de manera general.
Un ejemplo de un objetivo general sería el de apoyar el lanzamiento de un producto o servicio. El objetivo general del evento será el punto de partida para organizar todo lo demás.
Paso 2: definir metas medibles para lograr estos objetivos
Luego de haber definido el objetivo general del evento es momento de trazar
metas medibles. Una meta medible es aquella, que tal como lo indica su nombre, se puede medir.
Siguiendo con el ejemplo de apoyar el lanzamiento de un producto, una meta medible para este tipo de evento sería que al finalizar hayan 50 interesados en adquirir el producto.
Paso 3: definir las acciones a implementar para lograr las metas
En este paso debes responder a la pregunta: ¿cómo voy a lograrlo?
Ahora que ya tienes claro cuál es el objetivo general y los objetivos medibles del evento, es hora de trazar los lineamientos de ejecución para lograr estos objetivos. Para hacer esto es importante tener presente todo el tiempo las metas, para así crear planes de acción que ayuden a cumplirlas.
Ejemplo: dar 10% de descuento a los primeros 20 en adquirir el producto al finalizar el evento.
Paso 4: crear un calendario de actividades
Cada una de las acciones a realizar tienen que tener una fecha de cumplimiento. El establecer tiempos límites te permitirá avanzar de manera ordenada y monitorear todo los procesos. En caso de estar experimentando retrasos por alguna dificultad, podrás tomar acciones a tiempo. Hazte preguntas como:
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¿Cuándo tendremos listo el branding del evento?
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¿Cuándo se realizará la convocatoria para el evento?
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¿Cuándo tendremos definida la plataforma que usaremos?
Sigue esta línea de preguntas con cada una de las acciones que definiste para llevar a cabo tu evento digital.
Paso 5: definir responsables
Ahora que ya tienes claro cuáles son las metas que buscas cumplir con la gestión del evento, las acciones a implementar para cumplir con esos objetivos, y el calendario de actividades, es momento de definir los responsables para llevar a cabo las acciones que harán a tu evento exitoso.
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¿Quién es el encargado del diseño?
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¿Quién será el encargado de seguir y fidelizar a los participantes?
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¿Quién creará los formularios de inscripción?
Este paso es clave para que puedas tener un mejor control de cada uno de los procesos y asegurar que las gestiones de tu evento estén siendo eficaces.
Paso 6: definir la frecuencia de revisión de indicadores claves
Conocido como KPI (por sus siglas en inglés Key Performance Indicator), es una unidad de medida que te permite medir y comparar los resultados claves en función de los objetivos que deseas conseguir.
Para asegurar que las gestiones de tu evento online se están dando de manera exitosa, necesitas definir con qué frecuencia vas a evaluar los procesos. La evaluación es tan importante durante el proceso, como lo es al final para obtener los resultados del evento.
Distintas complejidades
Las complejidades de los eventos digitales varían según el tipo de evento. Sin embargo, la definición de metas y objetivos es transversal a todo tipo de eventos y te ayudará a tomar mejores decisiones en tus gestiones.
En esta era digital donde los usuarios son altamente exigentes, necesitas contar tanto con buenas gestiones como con una plataforma que favorezca una experiencia de usuario positiva.
Si estás organizando un evento profesional para tu organización, te recomendamos considerar la asesoría profesional de expertos con experiencia y utilizar una plataforma especializada. De esta manera garantizarás el éxito de tu evento y ganarás confiabilidad para tus siguientes gestiones.
