Koyag | 29 / mayo / 2024
Las ruedas de negocio consisten en una serie de mini-reuniones, generalmente entre empresas demandantes y empresas proveedoras. Estas reuniones tienen como objetivo crear relaciones comerciales a corto, mediano, o largo plazo.
Para llevar acabo estas reuniones, como organizador deberás crear bloques horarios y asegurarte de que ninguna cita se cruce con otra. Por eso, este tipo de evento, debe contar con una cantidad máxima de reuniones para asegurar que todos los participantes tengan las mismas oportunidades.
En este artículo te contamos cómo calcular la cantidad de reuniones y porqué es importante hacerlo.
Bloques horarios en una rueda de negocios
Para que estas citas se concreten sin inconvenientes, debes configurar bloques horarios disponibles para reuniones durante los días del evento. Esto es esencial, ya que todas las citas de la actividad deben ocurrir en estos bloques.
Además, los bloques horarios deben tener una duración rígida y asegurar que los empresarios no se excedan del tiempo estipulado una vez que el finaliza el tiempo de la cita.
Te recomendamos que sean de entre 15 y 35 minutos. Esto permitirá que los participantes tengan el tiempo suficiente para poder conversar sobre sus negocios.
Sin una duración rígida, el atraso de una cita luego podría desencadenar que un usuario pierda todo un día de reuniones, ya que las ruedas de negocios son eventos complejos con agendas muy apretadas.
Citas máximas de una rueda de negocios
Una pregunta común en la organización de ruedas de negocios es cuál es el número máximo de reuniones que se podrían llegar a tener en la actividad. La respuesta no es difícil pero es importante identificar dos números clave:
1) Número de usuarios del grupo más pequeño que participa en tu evento
Es decir, si tienes 120 empresas proveedoras y 40 empresas demandantes, el número que nos interesa es 40.
La cantidad máxima de reuniones depende de las empresas demandantes, ya que en este caso son menos que los proveedores y sus agendas se completarán más rápido que la de los proveedores.
2) Número de bloques horarios totales disponibles
Por ejemplo, sí tienes un día de rueda de cuatro horas en total, con bloques horarios de media hora, cada participante podrá tener un máximo de 8 reuniones durante el día (dos citas por hora).
Con estos números claros, ahora solo debes multiplicarlos.
Nº de empresas demandantes * Bloques horarios totales = Número máximo de citas
El número máximo de citas de reunión para este evento es 240.
No importa que tengas 60 o 500 vendedores. Si solo hay 40 compradores y la rueda de negocios será solo 1 día, el máximo se mantendrá en 240 citas. Tal vez tendrán más variedad para elegir sus citas, pero cada uno no podrá agendar más de 8 citas durante el día.
¿Qué puedo hacer si quiero que se concreten más reuniones?
Para incrementar el número de citas máximas de un evento puedes:
- aumentar la cantidad de bloques horarios.
- sumar más días al evento.
- tener franjas horarias más largas durante el día.
- reducir el tiempo de reuniones.
- invitar a más participantes del tipo menos representado. Por ejemplo:
- 20 empresas demandantes y 60 proveedores pueden agendar 320 citas en un evento con 16 bloques horarios.
- Pero 40 empresas demandantes y 40 proveedores pueden agendar 640 citas en esa misma cantidad de bloques.
Aunque estas opciones son viables y pueden incrementar el número de citas máximo, te recomendamos considerar estas opciones con cuidado.
- Reuniones muy cortas no darán a los empresarios el tiempo suficiente para hacer negocios.
- Eventos de muchos días pueden resultar en que los usuarios pierdan el interés.
- Franjas horarias muy largas pueden desmotivar a los empresarios a inscribirse porque quizá no tengan todo el día disponible para asistir a tu evento.
La mejor forma de asegurar un evento exitoso es logrando tener grupos equitativos, pero sabemos que eso es difícil en la práctica. La regla de oro es siempre una excelente meta.
Es importante tener en cuenta que, independientemente de la manera en la que se lleve a cabo el evento, es de vital importancia contar con la tecnología adecuada para poder organizarlo y gestionarlo correctamente.
Plataformas especializadas
Gestionar una rueda de negocio no es una tarea fácil. Procesos como el agendamiento de reuniones durante el evento necesitan ser monitoreados para garantizar que no se estén generando contratiempos que resulten en una experiencia negativa en los participantes de tu evento.
Con una plataforma especializada podrás monitorear y controlar las reuniones en tiempo real, y brindar soporte si fuera necesario.
Si quieres conocer más sobre nosotros, y saber cómo podemos ayudarte a organizar tu evento, completa el siguiente formulario:
