Las ruedas de negocios son instancias que ofrecen un ambiente propicio para que los actores relacionados al mundo de los negocios puedan conocerse, interactuar y establecer relaciones comerciales a corto, mediano y largo plazo.
Sin embargo, para asegurar el éxito de este tipo de reuniones, se deben hacer varias gestiones previas, entre ellas, gestionar la admisibilidad. En este artículo te contamos de qué se trata este proceso y cómo llevarlo a cabo de la mejor manera posible.
La base de las ruedas de negocio son las personas que participan. Estas personas no llegarán mágicamente, hay que atraerlas interesándolas en la actividad.
Para las ruedas de negocios se necesitan dos tipos de participantes: proveedores y empresas demandantes. En el caso de las empresas demandantes, tendrás que salir a buscarlos uno a uno, ya que siempre son difíciles de encontrar porque son muy requeridas en este tipo de evento. Por otro lado, conseguir proveedores es más fácil, ya que un vendedor de servicios busca este tipo de actividades para presentar su oferta.
Sin embargo, si no hay una mezcla equilibrada entre estos participantes, tu evento no tendrá el impacto esperado. Ese equilibrio se encuentra al aplicar la famosa “regla de oro”.
Por ejemplo, si el evento tiene 50 empresas demandantes, la recomendación es tener como máximo 150 empresas proveedoras.
De lo contrario, en el caso de que hubieran demasiados oferentes, muchos no podrían agendar ni siquiera una cita de negocios. Esto porque las empresas demandantes tendrían sus agendas llenas y no habría más espacio para conectar con más proveedores.
Este tipo de situación causaría molestia tanto en empresas proveedoras como en empresas demandantes, ya que tendrán la impresión de no haber aprovechado las oportunidades de negocio correctamente y se sentirán decepcionados de la organización del evento.
Una persona inscrita no necesariamente se transformará en un participante. Generalmente una rueda de negocios tiene un embudo de usuarios de la siguiente forma:
Esto quiere decir que del total de personas que llenaron el formulario de inscripción, solo una parte de ellos serán aceptados e invitados al evento. Esto funciona así para lograr cumplir con la proporción de la regla de oro.
Finalmente, los que sí serán aceptados son aquellos que tengan un perfil que cumpla con los lineamientos trazados para la rueda de negocios. Para conocer estos perfiles, son importantes los formularios de inscripción.
Los formularios de inscripción pueden ser considerados uno de los procesos más importantes en la gestión de una rueda de negocios. Por lo menos es uno de los procesos que permiten mejorar los tiempos de trabajo y entregan la información necesaria para que tus participantes puedan hacer “match” con sus empresas ideales.
Sin embargo, para que esa pueda ser una realidad, es importante hacer las preguntas correctas en el proceso de inscripción. De lo contrario, después será mucho más difícil recolectar la información necesaria.
Confeccionar un buen formulario de inscripción facilitará la tarea de admisión y agendamiento para la rueda de negocios.
De estas forma vas evaluando quienes cumplen con el perfil que buscas y aceptando esas solicitudes. Recuerda que la importancia de este proceso es lograr la proporción adecuada entre proveedores y demandantes, y generar más interés de parte de los participantes.
El proceso de admisibilidad puede ser muy engorroso si no ocupas una plataforma especializada, ya que probablemente deberás hacerlo con una planilla excel donde tendrás que revisar toda la información de los participantes.
Las plataformas especializadas ofrecen soluciones para facilitar los procesos de admisibilidad, entre otros. Además te permiten controlar antes, durante, y después del evento todos los procesos necesarios para lograr el éxito en tu rueda de negocios.